Ручной мост между CRM и 1С: как посчитать, во что он обходится

Есть верный признак, что CRM и 1С в компании живут раздельно: в вакансиях появляется человек, часть работы которого — «перенос данных», «выставление счетов по заявкам», «сверка оплат». Мы читаем такие вакансии каждый день, и это самый честный сигнал из всех возможных: компания сама, деньгами, подтвердила, что мост между системами у неё работает на человеке.

Ничего постыдного в этом нет — так устроено большинство средних компаний, которые внедряли CRM и учёт в разное время и под разные задачи. Вопрос только в цене моста, и её почти никто не считает.

Из чего складывается цена

Ручной мост стоит компании три вида денег, и на виду только первый.

• Время переноса. Сколько раз в день заказ, счёт или оплата переезжает из одной системы в другую руками, и сколько минут занимает один переезд. Это считается за неделю наблюдения, и часы здесь надо умножать не на оклад, а на полную стоимость часа сотрудника — с налогами, взносами и рабочим местом она заметно выше оклада.
• Ошибки переноса. Человек, перекладывающий данные между окнами, ошибается — это свойство задачи, а не сотрудника. Каждая ошибка — это счёт не на ту сумму, отгрузка не туда или сверка, которая ищет расхождение днями.
• Задержка. Пока заказ ждёт переноса, клиент ждёт счёт. В сделках, где конкурент отвечает быстрее, задержка моста — это недополученная выручка, хотя в отчётах она не видна вовсе.

Как посчитать на своих данных

Не нужен консалтинг на три месяца. Достаточно одной недели и трёх чисел:

• сколько объектов в неделю переносится руками (заказы, счета, оплаты — по журналу самих систем, а не по ощущениям);
• сколько минут занимает один перенос (замерить на десяти случайных, взять медиану);
• сколько расхождений нашла последняя сверка (это готовая оценка частоты ошибок).

Дальше арифметика: объекты × минуты × полная стоимость часа — это нижняя граница цены моста. Нижняя, потому что ошибки и задержки в неё ещё не вошли. Наше суждение из практики внедрений: реальная цена обычно в полтора-два раза выше посчитанной нижней границы — но это именно суждение, свою цифру даст только ваш замер.

Когда интеграция окупается, а когда нет

Интеграция окупается, когда стоимость моста за год выше стоимости работ по соединению систем. Отсюда честное правило: если переносов мало — например, десяток в неделю, — живите с ручным мостом, он дешевле. Если переносы идут потоком каждый день и на них уже нанимают отдельного человека — соединение обычно окупается за первые месяцы.

Важная оговорка: соединять стоит один канал за раз. Проект «интегрируем всё со всем» — это то, что не заканчивается; спринт «заказы из CRM сами становятся счетами в 1С» — это то, что принимается за две недели и сразу считается деньгами.

Как устроен такой же недельный замер для потока входящих обращений — разобрали в отдельном материале: как считать поток обращений.