Главная › Материалы › Лестница напоминаний по дебиторке
Лестница напоминаний по дебиторке
Пять писем, которые можно поставить в работу сегодня же, без нас и без всякой системы. Здесь метод и готовые тексты; кто их отправляет — человек или агент — вопрос второй.
Сначала посчитайте своё число
Одна дробь, считается по двум строкам отчётности:
Дни оборота = дебиторская задолженность ÷ выручка за год × 365.
Это средний срок, на который вы кредитуете покупателей. Сравнивать его надо не с чужими компаниями, а с собой год назад и с отсрочкой в своих же договорах. Договор говорит «30 дней», дробь показывает 106 — значит лестницы напоминаний у вас сейчас нет, как бы аккуратно ни работали менеджеры.
Второе число — сколько дебиторки прибавилось сверх роста продаж:
Зависло = дебиторка сейчас − дебиторка год назад × (1 + рост выручки).
Рост продаж сам по себе увеличивает долг покупателей, и это нормально. Ненормальна разница, которая ростом не объясняется.
Почему именно лестница
Разовое напоминание работает как просьба и попадает в очередь чужих дел. Лестница работает как порядок: адресат с первого письма видит, что будет дальше и когда. Три свойства, без которых она не лестница, а рассылка:
- Первое письмо уходит до срока, а не после. Это единственное письмо, которое ничего не требует, и потому единственное, которое читают спокойно.
- Каждый шаг называет следующий. Не угрозой, а расписанием: «если оплата не пройдёт до пятницы, в понедельник направим акт сверки на подпись».
- Обещание фиксируется датой. «Оплатим двадцатого» — это контрольная точка, а не закрытие вопроса. Двадцатого нужно вернуться.
Пять писем
За 3 дня до срока — предупредительное
Тема: Счёт № ___ от ___, срок оплаты ___
Здравствуйте, [имя].
Напоминаем: по счёту № ___ от ___ срок оплаты — ___, сумма ___ ₽.
Во вложении акт сверки на эту дату.
Если по документам есть расхождения, напишите — поправим до срока,
чтобы оплата не задержалась из-за бумаг.
В день срока — короткое
Тема: Счёт № ___ — сегодня срок оплаты
Здравствуйте, [имя].
Сегодня срок оплаты по счёту № ___, сумма ___ ₽. Если платёж уже отправлен —
подскажите дату и номер, закроем у себя.
+3 дня — с вопросом, а не с претензией
Тема: Счёт № ___ — уточним статус
Здравствуйте, [имя].
Оплата по счёту № ___ (___ ₽) у нас не отражена, срок был ___.
Подскажите, на какой стадии платёж и какую дату поставить в план.
Если нужен пакет документов для оплаты — скажите какой, вышлем сегодня.
+7 дней — письмо для того, кто принимает решение
Тема: Просроченная оплата по счёту № ___, ___ ₽ · копия в бухгалтерию
Здравствуйте, [имя].
Счёт № ___ на ___ ₽ просрочен на 7 дней. Прошлые письма от ___ и ___ остались
без ответа, поэтому пишем и в бухгалтерию.
Во вложении акт сверки. Просим подтвердить сумму и назвать дату оплаты
до ___. По условиям договора с ___ начисляется неустойка — начислять её
не хотим, поэтому и пишем заранее.
+14 дней — о последствиях, без слова «последнее»
Тема: Счёт № ___ — приостановка отгрузок с ___
Здравствуйте, [имя].
Оплата по счёту № ___ (___ ₽) не поступила, просрочка 14 дней.
С ___ приостанавливаем новые отгрузки до погашения — это решение
о работе с вами, а не о вашей компании.
Готовы обсудить график платежей: если нужна рассрочка, назовите суммы
и даты, вынесем на решение.
Чего в этих письмах нет намеренно
- Угроз и слова «последнее предупреждение». Обещание, которое вы не собираетесь исполнять, обесценивает и все предыдущие письма.
- Оценок адресата. «Вы систематически нарушаете» переводит разговор о деньгах в разговор о репутации, и деньги в нём теряются.
- Ультиматумов без даты. «В ближайшее время примем меры» не значит ничего; «с 14 октября приостанавливаем отгрузки» — значит.
Где письмо надо передать человеку
Лестница держится на том, что спор по существу из неё выведен. Пять признаков, при которых следующее письмо писать нельзя, пока не решит человек:
- клиент оспаривает объём, качество или сам факт поставки;
- просят скидку, рассрочку или отсрочку;
- долг у клиента, с которым отношения дороже этой суммы;
- речь пошла о неустойке, претензии или суде;
- ситуация не похожа ни на одну прежнюю.
Как понять через три месяца, помогло ли
Три числа, считаются по вашей же выгрузке:
- дни оборота — та самая дробь, месяц до и третий месяц после;
- доля счетов, оплаченных в срок, за месяц;
- просрочка старше 90 дней — сумма и число контрагентов.
Раньше третьего месяца сравнивать нечего: платёжные циклы длиннее. И если ни одно число не сдвинулось — дело было не в напоминаниях. Так бывает, когда покупатель один и условия диктует он.
Следующий шаг
Лестницу можно вести руками — она для этого и написана. Если хотите посмотреть, сколько у вас зависло сверх роста продаж, посчитаем по открытой отчётности и покажем расчёт: ничего подключать не нужно.
Этот материал — метод, а не обещание результата. Любое число по вашей задаче измеряется до и после, а не предполагается.